Zálohování a archivace dat

1. Zálohování dat

Zálohování je nesmírně důležitá činnost, která zabezpečí záchranu Vašich dat při:

havárii pevného disku počítače
zničení dat neodbornou obsluhou, výpadkem proudu, virem, ...
zničení počítače, např. požárem
krádeži počítače

Zálohování se většinou provádí opakovaně na jednu nebo nejvýše několik tzv. generací médií. Po použití poslední generace je znovu použita prvá a původní data z ní jsou tímto smazána. Tak je k dispozici neustále pouze poslední stav nebo stav z několika posledních zálohování.
Pracovní zálohování je doporučeno provádět vždy, když zadáme do programu větší množství dat.
U menší organizace pravděpodobně nebude třeba vůbec (postačí pravidelný trvalý měsíční archív viz dále), u největších lze doporučit pravidelné denní zálohování. Ve středně velkých organizacích pak něco mezi oběma krajními variantami.
Ve větších organizacích nebo v organizacích s vnitropodnikovou sítí většinou pracovní zálohování provádí správce sítě. Vždy je však třeba s ním dohodnout, které soubory mají být do tohoto zálohování zařazeny! Jako informace pro správce plně postačuje tato stránka nápovědy.

Způsob zálohování viz níže odstavec "3. Postup".

2. Archivace dat

V oblasti archivace účetních dat platí zákon o účetnictví a v některých případech též zákon o archivnictví. Pro mzdová data je zákonem o účetnictví (stav k roku 2009) stanovena archivační lhůta 30 let!. Žádný zákon nenařizuje, aby po tuto dobu byly archivovány datové soubory. Teoreticky by měly stačit papírové sestavy tištěné pravidelně v rámci měsíčních závěrek plus pravidelné sestavy roční (hlavně mzdové a evidenční listy).
V každém případě je ale !!!důrazně doporučeno!!! archivovat podle všech zásad archivace účetních dat daných zákonem o účetnictví kromě výše uvedených papírových sestav též archívy dat ze všech měsíčních závěrek!!!
Archív dat z měsíčních závěrek může totiž mít zásadní důležitost např. při ztrátě nebo zničení papírových sestav (povodeň, požár, ...), při dotisku sestavy, kterou jsme zapomněli vytisknout, nebo při rekonstrukci nenapravitelně poškozené databáze!!!

Archivace se provádí úplně stejně, jako pracovní zálohování (Viz níže odstavec "3. Postup"). Jediný rozdíl je v tom, že archivační média by měla být dobře označena a !!!trvale!!! uložena na dostatečně bezpečném místě.
Metodika archivace by měla být též definována ve vnitropodnikových organizačních směrnicích!
Místo uložení jednotlivých archívů (včetně odkazů na případná hesla jak do archívů, tak pro vstup do samotného programu, pokud jsou použita) by pak mělo být součástí účetní a archívní dokumentace firmy.
Upozornění pro organizace s vnitropodnikovou sítí a se správcem sítě: Správci sítě standardně trvalou archivaci (na rozdíl od pracovního zálohování) většinou nezajišťují!!! Mzdová účetní by si ale tuto trvalou archivaci měla se správcem sítě dohodnout.

3. Postup

Způsob zálohování nebo archivace dat v programu FluxPam5 záleží na použité databázi. Program může používat dvě databáze:

MS Access
Toto je nejjednodušší základní databáze. V této databázi je program distribuován.
Veškerá uživatelova data jsou fyzicky umístěna v datovém adresáři programu, což standardně bývá adresář (pokud si jej uživatel sám nezměnil) "C:\Pam5". (U organizací s vnitropodnikovou sítí mohou být data umístěna na serveru. Pak bude toto umístění pochopitelně jiné.)
V tomto adresáři pak jsou umístěny podadresáře jednotlivých účtovaných firem s názvy např. "F001" nebo podobně. Každý takový adresář jednotlivé účtované firmy obsahuje následující podadresáře:

Adresář:	Obsah:
Dta	V tomto adresáři je umístěna vlastní databáze. Jméno databáze je standardně "FluxPam5.mdb" (pokud si je uživatel nezměnil). Kromě tohoto souboru jsou v tomtéž adresáři umístěny INI soubory s nastaveními jednotlivých funkcí programu a vlastním uživatelským nastavením sestav.
Sest	Zde jsou ukládány jednotlivé sestavy. Přitom závěrkové sestavy jednotlivých měsíců jsou v samostatných podadresářích označených jménem období. Postupem času tak objem dat v tomto adresáři bude neustále narůstat.
EvListy	Sem jsou ukládány exportní soubory pro Evidenční listy důchodového pojištění.
Prihlas	Sem jsou ukládány exportní soubory pro Přihlášky k sociálnímu pojištění.
Work	Zde jsou pouze pracovní, dočasné a pomocné soubory. Z hlediska zálohování bezcenné.

Způsob zjištění Vámi používaných adresářů: viz makro Informace o programu.
Databáze MS Access nepodporuje žádné možnosti zálohování ani archivace. Proto je volba Archivace v hlavním menu programu FluxPam5 nefunkční!!!
Zálohování se provádí !!!při ukončeném!!! mzdovém programu uložením (překopírováním, zazipováním, vypálením apod.) celého adresáře Pam5 na zálohovací médium. Protože program v této variantě nedisponuje žádnými možnostmi archivace, je to třeba zajistit jinými prostředky (Průzkumník Windows, program Backup, WinZip, libovolný vypalovací program, Total Commander apod.).
Na přání můžeme bezplatně dodat freewarovou utilitku pro jednoduché zipování z příkazového řádku. Její použití je ale zbytečné. Nejjednodušší provádění záloh je vypálení celého datového adresáře (umístění adresáře viz výše, ale nejčastěji "C:\Pam5").
V případě archivace na CD médium pak v žádném případě nelze doporučit tzv. připalování stále na jednom médiu. V případě, kdy připalovací proces není korektně ukončen (neodborná obsluha, vir, výpadek proudu, spuštění např. antivirového programu během vypalování, závada média, otřesy počítače apod.) jsou pak totiž nenávratně zničena i všechna data předchozí!!!
Nejlepší je použít pro každý měsíc médium nové!!!

MS SQL server (nebo jeho free varianta MSDE)
(Program v této databázi dodáváme pouze na přání uživatele po dohodě s ním. Naprostá většina uživatelů tuto variantu nemá.)
I v tomto případě existuje struktura adresářů obdobná jako ve variantě MS Access viz výše: Data (ovšem kromě toho nejdůležitějšího - vlastní databáze!!!) jsou umístěna v datovém adresáři programu, což standardně (pokud si jej uživatel sám nezměnil) bývá adresář "C:\Pam5". (U organizací s vnitropodnikovou sítí mohou být data umístěna na serveru. Pak bude toto umístění pochopitelně jiné.)
V tomto adresáři pak jsou umístěny podadresáře jednotlivých účtovaných firem s názvy např. "F001" nebo podobně. Každý takový adresář jednotlivé účtované firmy obsahuje následující podadresáře:

Adresář:	Obsah:
Dta	!!!Pozor!!! Zde není umístěna vlastní databáze. Ta je fyzicky umístěna v úložišti databázového stroje a uživateli zcela nedostupná!!! V tomto adresáři jsou umístěny jen INI soubory s nastaveními jednotlivých funkcí programu a vlastním uživatelským nastavením sestav.
( Archiv )	Tento adresář není standardně dodáván. Je ale praktické si jej založit a používat jej k ukládání archívů celé databáze, které vytváří databázový stroj (viz text níže).
Sest	Zde jsou ukládány jednotlivé sestavy. Přitom závěrkové sestavy jednotlivých měsíců jsou v samostatných podadresářích označených jménem období. Postupem času tak objem dat v tomto adresáři bude neustále narůstat.
EvListy	Sem jsou ukládány exportní soubory pro Evidenční listy důchodového pojištění.
Prihlas	Sem jsou ukládány exportní soubory pro Přihlášky k sociálnímu pojištění.
Work	Zde jsou pouze pracovní, dočasné a pomocné soubory. Z hlediska zálohování bezcenné.

Databázový stroj MS SQL server podporuje zálohování volané z uživatelského programu. K zálohování vlastní databáze lze tudíž využít volbu Archivace v hlavním menu programu.
Tímto krokem ovšem celé zálohování nekončí!!! Tímto je pouze vyexportována databáze do archívního souboru zvoleného jména ve zvoleném umístění. Nadále ovšem zůstává problém trvalého uložení tohoto souboru na nějaké archívní médium a zálohování dat z ostatních adresářů (viz výše). Jako rozumné se jeví umístění archívního souboru SQL databáze do samostatného adresáře (adresář "Archiv" viz výše) umístěného v adresáři účtované firmy a následné zálohování celého adresáře Pam5 obdobně jako u varianty MS Access. Blíže viz popis zálohování ve variantě MS Access.

4. !!!Důrazná doporučení!!!

Pokud jsou samotná databáze nebo jednotlivé archívy zaheslovány, pak je třeba archivovat i všechna potřebná hesla!!! Hesla archivujeme samozřejmě odděleně od vlastních archívních médií a tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití!!!
Archívní média se nikdy nesmí uchovávat ve stejné místnosti s počítačem, který obsahuje zálohovaná data!!!
Na základě dlouhodobých zkušeností lze dokonce doporučit ukládání v jiné budově, nejlépe pak v trezoru. Jinak v případě požáru nebo krádeže většinou přijdeme jak o vlastní databázi, tak o všechny zálohy a archívy!!!